Die Story
Das E-Mail-Archiv bleibt beim Unternehmen
MailFundus archiviert Nachrichten aus Apple Mail oder direkt vom Mailserver per IMAP. Das Archiv liegt auf dem Mac oder einem NAS. Es ist kein Konto beim Hersteller erforderlich; die Archivierung benötigt keine Cloud des Herstellers. Ein Archiv-Mac schreibt die Daten, weitere Macs können über eine Lesekopie mitlesen.
Automatisch sichern und Änderungen erkennen
Pro führt Archivläufe nach Zeitplan aus. Verkettete SHA-256-Prüfsummen machen nachträgliche Änderungen bei der Prüfung erkennbar. Ein Lückenbericht vergleicht Quelle und Archiv. Die automatische Archivierung löscht keine Nachrichten aus der Quelle.
Unterlagen für die Prüfung vorbereiten
Aufbewahrungsfristen lassen sich je Konto oder Postfach festlegen. Der Prüferzugang beschränkt die Ansicht auf einen gewählten Zeitraum und erlaubt nur das Lesen. Als privat gekennzeichnete Nachrichten bleiben davon ausgeschlossen. Die App erstellt aus den Einstellungen eine Verfahrensdokumentation als PDF; das Unternehmen ergänzt seine organisatorischen Angaben.
Die rechtliche Einordnung gehört dazu
MailFundus Pro unterstützt die GoBD-konforme E-Mail-Archivierung bei richtiger Einrichtung und Anwendung. Das Unternehmen bleibt für seine Einrichtung, die Nutzung und organisatorische Maßnahmen verantwortlich. Die App ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
Über die Coolblack GmbH
Die Coolblack GmbH aus Bad Salzuflen entwickelt Apps für Mac, iPhone und iPad. Zu ihren Produkten gehören MailFundus und der KI-Telefonagent Coolblack.
